Koji est devenue une société à mission l’été dernier, on vous raconte ce qu’on a fait depuis !
En affirmant sa vision entrepreneuriale, Koji rejoignait les rangs des sociétés à missions en inscrivant son action dans cinq grandes missions :
- La recherche de projets stimulants pour satisfaire le besoin en défis des équipes
- La responsabilisation des équipes
- La diversité, des personnes, des parcours et des profils
- La possibilité d’une activité professionnelle adaptée à ses choix de vie
- La possibilité d’évoluer verticalement et horizontalement dans sa vie professionnelle
Dès le mois de septembre, une feuille de route retraçant les objectifs des prochains mois a été établie
La première grande étape consistait à se doter de la structure et des outils qui permettraient de dresser un état des lieux de la situation chez Koji au regard de ses missions, puis d’en assurer un suivi objectif dans le temps.
Dans les six premiers mois, on voulait :
- Mettre en place et structurer un comité de mission
- Définir les indicateurs de performance pour assurer un suivi efficace des missions
- Recueillir de la donnée pertinente
- Automatiser (on ne se refait pas !) le suivi et le reporting des indicateurs
Le premier comité de mission s’est réuni le 13 octobre 2021
La vision du comité de mission que l’on souhaitait mettre en place était assez claire.
Tout d’abord, sur son rôle : il a vocation à faire pleinement partie des organes de direction de la société. Cela signifie qu’il faut lui donner les moyens de travailler (temps de travail de ses membres, outils nécessaires, etc.) et d’écouter et mettre en œuvre un maximum ses recommandations.
En ce qui concerne sa composition, on la voulait paritaire, représentative des différents pôles d’activité chez Koji, et intégrant une personnalité qualifiée extérieure à l’entreprise. Ce dernier point nous semblait essentiel pour apporter des compétences qu’on n’avait pas forcément et challenger le comité. Notre comité de mission est donc composé de 6 personnes issues, des ressources humaines, du commercial, des finances, de la production ainsi que d’une personnalité qualifiée dont on a pu mesurer l'importance de l'apport dès le premier comité de mission.
Le comité de mission a tout d’abord travaillé à la définition des indicateurs de performances
L’ordre du jour du premier comité de mission était essentiellement centré sur le passage en revue et la définition d’indicateurs de performance. D’abord, des indicateurs objectifs tel que le taux de reconversion professionnelle chez Koji, le nombre d’évolutions verticales ou horizontales au cours des douze derniers mois, la parité par type d’emploi, etc.
Puis la définition d’indicateurs qui permettraient d’évaluer des aspects plus subjectifs. Sur ce point, le comité a dressé une liste de questions destinées aux équipes de Koji. L’idée très classique étant que chaque semaine, les équipes de Koji se voient proposer de répondre à un questionnaire de satisfaction de six questions. Cela afin de nourrir la consolidation d’indicateurs de performance liés aux aspects subjectifs de certaines missions.
A titre d’exemple, on évaluera le sentiment d’autonomie grâce aux réponses apportées aux questions telles que : « je me sens autonome dans mon quotidien » ; « j’ai le droit à l’erreur », « je peux facilement demander de l’aide », etc.
Les questionnaires de satisfaction obtenaient de faibles taux de réponses
Dès le deuxième trimestre 2021, des questionnaires de satisfaction destinés aux collaborateurs et aux collaboratrices avaient été mis en place chez Koji. Facultatifs et anonymes, les résultats devaient être rendus public dès lors qu’un seuil de 60% de participation était atteint. On obtenait de faibles taux de réponses, donc on a décidé de revoir le format. Dans l’intervalle, le comité de mission avait établi une liste de questions plus étoffée.
Le questionnaire que nous remettons en place ne sera pas identique d’une semaine sur l’autre. Il sera, bien sûr, toujours anonyme et facultatif, mais nous espérons que la sensibilisation des équipes à l’utilité pour Koji de ces données améliorera le taux de réponse hebdomadaire.
La vision finale, c’est un tableau de bord dédié aux indicateurs liés aux missions de Koji, clair et accessible à tout le monde
Aujourd’hui, on cherche encore le bon outil qui permettrait à la fois, d’avoir une donnée totalement anonyme, présentée par semaine et agrégée sur une période choisie, le tout présenté dans un tableau de bord que tout le monde pourrait librement consulter. Le libre accès à la donnée est un des enjeux de RSE de Koji : qu’il s’agisse des résultats financiers, RH ou encore relatifs à ses missions.
On a quelques pistes intéressantes, et c’est un sujet qui devrait être bouclé et 100% opérationnel avant l’été !
En septembre, le comité publiera son 1er rapport annuel
Le prochain comité de mission aura lieu en juin. Le principal point à l’ordre du jour sera de faire une première lecture collective du projet de rapport annuel du comité.
Le premier rapport du comité de mission sera présenté en septembre ou en octobre et présentera :
- le travail accompli au cours de cette première année comme société à mission
- les indicateurs de performances et leur évolution (même si on manquera de données sur certains aspects)
- la feuille de route pour l’année à venir
Spoiler : pour l’année à venir, il sera notamment question de stabiliser les outils internes mis en place afin de suivre les missions de Koji, mais également de commencer à réfléchir à l’audit par un organisme tiers indépendant.
***
Un peu plus de six mois après l’officialisation de la qualité de Koji comme entreprise à mission, on sait que tout n’est pas parfait, mais on a le sentiment d’avoir mis l’entreprise sur les bons rails. On sait aussi qu’on gagnerait à aller rencontrer davantage d’autres entreprises à mission pour discuter bonnes pratiques : c’est prévu !